11月10日上午，院长办公室相关人员在吴园211召开工作会议，会议由院办主任赵建中主持。本次会议旨在明确接待任务，切实做好下一步迎评接待工作。
与会人员提出，要从横向和纵向两条主线分别做好接待服务工作。其中横向包括接待方案模块化，专人负责相关模块，主要包括联络工作、住宿安排、会场布置、车辆安排、物资采购、桌席排列次序等工作；从纵向来看，主要是在各个时间点做好相应的接待任务，包括评估专家达到前的准备工作、评估过程中的服务工作以及评估结束后的材料整理、汇总等后续工作。
会议提出此次接待应主要做好酒店方面、专家工作室、访谈会场服务、两馆（校史馆、吴健雄纪念馆）接待、招待宴会场所、车辆安排等六项主要的相关工作，并对每一个模块进行工作细化，会后由刘岩负责制定接待细化方案，并责任到人。
最后，赵建中主任希望在座的各位在工作中要积极思考，尽量做到细致周全，要着力解决在接待实际过程中出现的突发状况。办公室工作既有分工又有合作，所有人员应群策群力，互相配合完成好每一次的工作任务。在今后的接待工作和办公室工作中，要积累经验，工作力求做得完善到位。
