健雄职业技术学院档案实体分类方案

 

健雄职业技术学院档案实体分类方案

 

第一章  编制说明

一、编制目的

为了适应学校档案工作日益发展的需要，实现学校档案实体分类 、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强学校档案和档案工作的科学管理，促进档案业务建设的深化，充分发挥学校档案的作用，更好地为我校教育事业的改革与发展和社会主义现代化建设服务，根据国家教育部教办[1993]429号文《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的精神，结合我校档案工作实际，特编制本方案。

二、编制原则

１、档案工作是党性、政治性很强的工作，必须以辩证唯物主义为指导，以国家有关档案工作的法规标准为依据，从实际出发，突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求准确系统反映学校职能活动的新情况、新特点。

2、我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

3、在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

4、类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

5、类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。

三、类目设置

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“XZ”即“X ingZheng”(行政)的简称。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：

1、DQ 党群 主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、XZ 行政 主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

3、JX 教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、KY 科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

5、JJ  基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

6、SB 仪器设备 主要包括仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

7、CB 出版 主要包括出版管理和出版活动过程中形成的文件材料。

8、WS 外事 主要包括外事管理和外事活动中形成的各种文件材料。

9、CK 财会 主要包括财务管理和会计核算活动中形成的文件材料。

10、SX 声像 主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片（底片）、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。

（二）二级类目的划分与标识

二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。我校二级类目设置的标准详见主表，确定之后，不得随意变动。

二级类目的标识，采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

四、档（件）号的编制

档（件）号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

（一）档（件）号编制的原则

档（件）号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（二）文书档案件号的标识

我院文书档案（包括党群、行政、教学、出版、外事类）按照《归档文件整理规则》以“件”为单位进行整理

各类文书材料收集齐全后，先进行“件”的界定，划分保管期限，然后以件为单位装订、分类、排列、编号（在文件上方加盖归档章）、编目（编制归档文件目录）、装盒、填写备考表。

在同一类别下、同一保管期限内文件顺序排列完成后，为了固定每份文件的位置，必须在每件文件上方空白位置加盖归档章，归档章内容包括全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限、馆编件号、总页数等，其模式为：

全宗号	年 度	室编件号
机构或问题	保管期限	馆编件号	总页数

其中“全宗号”是档案馆给编制的号码，我校没有可不填，“年度”是该文件所属年度，“室编件号”是文件排列的顺序号，“机构或问题”是文件所属类别，“保管期限”是永久、长期或短期，“馆编件号”是档案移交进馆时档案馆编著制的号码，暂不填。例如，我院2007年召开10次党委会议，共有会议记录10份，这份材料属于党群类党务综合类别，即DQ11，永久保管，按照会议召开时间的先后顺序排列，可在每件文件的上方空白位置加盖归档章如下：

全宗号	年 度	室编件号
	2007	1、2……10
机构或问题	保管期限	馆编件号	总页数
DQ11	永久		文件的总页数

（三）科技档案档号的标识

我校科技档案（包括科研、基建、仪器设备类）以“卷”为单位进行整理。

1、档号的结构

档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成。例如

科研课题、基建项目、仪器设备项目的管理性材料的分类号，由一、二级类目组成为“KY11”、“JJ11”、“SB11”。

案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。

2、档号的模式

我校规定为：年度号 + 分类号 + 案卷号

3、档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码编制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“――”连结。例如：我校2007年一项结题科研项目编定为第8卷，其档号可标识为：

                  2007 ―― KY12 ――   8 

                  

                 年度号    分类号     案卷号

（四）财会档案档号的标识同科技档案

五、关于声像载体档案的处理

从声像载体档案归档的内容看，基本不超出其它九个一级类目（因我校没有产品生产与科技开发职能工作，固没有设此类）的范围，但为了方便管理起见，将它设为第十类。声像载体档案档号模式为：

年度号 + 声像档案代号（SX）+ 载体代号（代码）+保管单位号

保管单位是声像载体档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

例如：某中央领导同志2005年来校视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可分别标识为：

2005 ―― SX12 ―― 23

2005 ―― SX14 ―― 102

 

年度号 声像载体代号 保管单位号,

 

 

 

第二章   主 表

  主表由类目、标识符号、注释等组成。

一、   DQ  党群

11 党群综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此）

12 纪检

13 组织

14 宣传教育（学生思想政治工作材料入此）

15 统战（民主党派材料入此）

16工会（妇女工作、计划生育材料入此）

17 团委（学生社团材料入此）

二、   XZ  行政

11 行政综合（学校评估、教代会、职代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此）

12 人事（师资工作材料入此）

13 监察审计

14 武装保卫（人防、军训材料入此）

15 后勤管理(房产、水电管理、爱国卫生、公费医疗、保健、校园绿化、车辆、环保、维修工作、膳食管理工作等材料入此)

16 档案、图书、文博

三、JX 教学工作

11 教学综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）

12 学科与实验室建设（专业设置材料入此）

13 招生

14 学籍管理（学生奖惩材料入此）

15 课堂教学与教学实践

16 学位工作

17 毕业生工作（毕业生信息反馈材料入此）

18 教材建设

19 学生工作（学生管理工作材料入此）

四、KY 科学研究

11 科研综合（科研经费管理、学术（学会）活动材料入此）

12 科研项目

13 专利

五、JJ 基本建设

11 基建综合

12 工程项目

六、SB 仪器设备

11 设备综合

12 设备项目

七、CB 出版

11 出版综合

12 报纸（校报）

13 刊物（学报）

八、WS 外事

11 外事综合

12 出国（境）

13 来访

14 国际合作与交流

九、CK 财会

11 财会综合

12 会计报表

13 会计账簿

14 财务凭证

15 工资清册（包含奖金、助学金）

十、SX 声像

11 综合

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19 光盘

十一、QT 其它

11 名人全宗

12 职称评审

13 荣誉材料（奖状、证书、聘书等）